紙質檔案數字化服務
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詳情

紙質檔案數字化服務

檔案是人類社會實踐活動的真實記錄,是國家寶貴的歷史文化財富。這些具有查考憑證作用、依據作用和參考作用的檔案,是人們從事科研、生產等工作的必要條件和有力工具。檔案也是各企事業單位運作各個環節的真實記錄,是極其珍貴的原始資料和重要的信息資源。準確、系統、完整的檔案是單位工作的重要參考資料,也是社會的重要財富。

 

隨著計算機99久高清在線觀看視頻、掃描99久高清在線觀看視頻、OCR99久高清在線觀看視頻、數字攝影99久高清在線觀看視頻(錄音、錄像)、數據庫99久高清在線觀看視頻、多媒體99久高清在線觀看視頻、存儲99久高清在線觀看視頻的發展而產生的一種新型檔案信息形態,它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相連接,利用計算機系統進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現資源共享。檔案數字化是數字檔案建設基礎的重要工作,傳統載體的檔案經高科技99久高清在線觀看視頻加工成數字檔案形式,通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案,大大提高了工作效率。

 

紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足對檔案利用的需求。


堆積如山的檔案

 

基本流程及99久高清在線觀看視頻保障

紙質檔案數字化的基本環節主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據錄入、數據驗收、數據儲存、備份等。具體流程如下:


流程示意圖

(一)、檔案整理

在掃描之前,根據檔案管理情況,將檔案按下述步驟對檔案進行適當整理,并視需要作出標識,確保質量。

 

1、檔案分類

1、分類。分類方法有多種,常用的是年度分類法和問題分類法。

2、組卷(即組成案卷)。它是檔案整理的最基本環節,其實質是將一組密切聯系的文件材料按照專門的程序檢查調整后組合在一起,便于保管和利用。

3、卷內文件材料排列,要求按文件形成的時間先后或重要程度排列;

4、根據排列結果,對卷內文件材料有圖文的頁面逐頁編號;

5、編制卷內目錄和備考表;

6、按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放人檔案盒內;

7、擬寫案卷標題,填寫案卷封面;

8、案卷排列與編號。

9、編制檔案案卷目錄。

 

2、拆除裝訂

拆除文件中的裝訂物,拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害;在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進行的檔案。

3、區分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是:無關的重份的文件要剔除,有正或的文件可以不掃描原稿。

 

4、檔案整理登記

制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單,詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

專業的掃描設備

(二)、檔案掃描

1、掃描方式(我們有高速掃描儀以及精細掃描儀等專業設備,并帶平板)

根據檔案幅面大小、紙張厚薄、紙質優劣等選擇與之對應的專業設備進行掃描

2、掃描模式(紙質檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式)

頁面為黑白兩色,字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料,采用黑白方式;

頁面為黑白兩色,清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料,以及頁面多為彩色文字的檔案,采用彩色或灰度模式(因情況而定);

頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,采用彩色模式掃描。

(三)、圖像處理

將掃描后的文檔一一保存,保存為TIFF格式,再針對每份影像頁面進行深處理,以獲得最好的圖像質量,保證圖像完整、端正、無扭區、版面無暗影、無干擾信息,主要完成影像深處理包括:去黑邊、去污點、糾偏等,處理完的圖像保存格式為PDF。

(四)、圖像處理質檢

主要對完成圖像處理的檢查,不合要求的返回上一環節重新處理,如圖片失真、不清晰、傾斜等問題。

(五)、圖像存儲

紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件,都有一個與之相對應的檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾,按頁碼順序對圖像文件命名。文件的保存格式為TIFF,圖片的保存格式為JPG,保存到指定的路徑,便于準確掛接入庫,與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應的關系。再對數字化后的文檔進行批量處理、保存,并做好標識標簽。

注:禁止用Word文檔保存掃描圖像。

數據錄入

(六)、數據錄入

以紙質檔案目錄數據庫為依據,將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾,每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性,建立起一一對應的關聯關系。

 

檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫,通過質檢環節確認為"合格"后,通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過管理軟件錄入檔案信息,并實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等,實現批量、快速掛接等功能。

(七)、數據驗收

數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上(含95%)時,給予以驗收“通過”。 目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤,或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時,抽檢標記為"不合格"并重新處理。

(八)、數據儲存與備份

經驗收合格的完整數據應及時進行備份。進行一式兩異地存儲提交到客戶單位,著錄條目和全文數據向客戶單位數據庫遷移。移交前檢數據的可讀取性、信息完整性、文件數量準確性等。備份數據標注好文件內容、類別、存入日期編號等,以便查找和管理。對保密的標明密級。



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